Datenschutzerklärung

Präambel

Die AG Gmender Fasnet e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation in den einzelnen Gruppen, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleiste, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
 

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern und Teilnehmerinnen und Teilnehmer in den einzelnen Gruppen oder Arbeitskreise sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem z.B. in Form von ausgedruckten oder handschriftlichen Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten
 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Gruppenzugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
 

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstandes, der Trainerinnen und Orgateam mit Vorname, Nachnahme, Funktion,E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach §26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Finanzen/Mitgliederverwaltung, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes geregelt.
Der Ressortleiter Finanzen/Mitgliederverwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeit nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und – listen

Listen von Mitgliedern oder Teilnehmer werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein z.B. Vorstandsmitgliedern, Beiräten, Trainerinnen insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umgang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
 

§ 6 Kommunikation per E-Mail

Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwenden werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstandes, Beiräte, Orgateam und Trainerinnen), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
 

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein keine Personen die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogene Daten beschäftigt sind, wird derzeit kein Datenschutzbeauftragter bestellt.
 

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit und die Administratoren vorgenommen werden.
Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
Gruppen bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetsauftritts haben die Gruppen Verantwortliche zu nennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetsauftritts wiederrufen. Die Entscheidung des Vorstandes nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
 

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
 

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 23.10.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
 

Widerspruch zur Datenverarbeitung

Sollten Sie der Datenverarbeitung auf unserer Seite widersprechen wollen, füllen Sie bitte dieses Dokument aus und und schicken es per E-Mail an vorstand@gmender-fasnet.